Update on Flexible Work, New Testing Program

Dear FAS colleagues,

En Español

In his message to all employees, President Jay Hartzell extended the timeframe for some staff to return to campus to Oct. 4 while also allowing faculty to adjust their teaching modality during this time frame. This extension is intended to address concerns about community spread of COVID-19 and provide more time to continue to reduce density on campus where possible.

Previously, I had announced that those instituting hybrid work schedules should delay implementation of those schedules until Sept. 16. FAS units now have the flexibility to delay return to on-site work for those employees with hybrid schedules until Oct. 4. Flexible work is not just a benefit to employees, but it’s also one of our best tools to reduce density on campus. Work onsite should require a strong business justification with flexible, remote work as the default and not the exception for those who can perform their duties remotely. Employees who believe they are eligible for work accommodations due to personal conditions and disabilities should follow the Office for Inclusion and Equity's accommodation request process.

The president's message also referenced a plan to increase COVID-19 testing capacity by providing take-home testing kits to student-facing staff and other staff who are not able to socially distance while working on campus. FAS will be participating in this additional testing program and our efforts will focus on those who work onsite and cannot socially distance due to the nature of their work. As details of the distribution plans are fleshed out, FAS leadership will work together to determine the best way for FAS to participate in expanded testing. In addition, the existing Proactive Community Testing program will remain an option for staff.

FAS staff should continue following the guidelines outlined in the FAS COVID-19 Guide for Staff, the university’s guidance found on the Protect Texas Together website, and any unit or department level guidance. We should continue to strive to conduct business virtually as much as possible. Safety should be the primary concern when contemplating in-person meetings or events. Meeting and event hosts should follow the meeting guidelines outlined in the procedures section of the FAS Guide and the event guidelines outlined on the Protect Texas Together website and only consider in-person meetings if necessary to meet business needs.

It is also highly recommended that all FAS employees coming to work physically on campus should continue to track their COVID-19 symptoms daily using the Protect Texas Together app on their smartphone or the phone-based survey from any phone.

Thank you all for your flexibility and nimbleness as we continue to address the challenges presented by the COVID-19 pandemic.

Regards,

Darrell Bazzell, signature

Darrell Bazzell
Senior Vice President and Chief Financial Officer
The University of Texas at Austin
Pronouns: he/him/his


Actualización sobre el trabajo flexible, nuevo programa de pruebas

Estimados colegas de FAS,

En su mensaje para todos los empleados, el Presidente Jay Hartzell amplió el plazo para que parte del personal regresara al campus hasta el 4 de octubre, al tiempo que permitía al profesorado ajustar su modalidad de enseñanza durante este periodo. Esta prórroga tiene por objeto responder a las preocupaciones sobre la propagación de COVID-19 en la comunidad y proporcionar más tiempo para seguir reduciendo la densidad en el campus en la medida de lo posible.

Anteriormente, había anunciado que aquellos que instituyeran horarios de trabajo híbridos deberían retrasar la aplicación de dichos horarios hasta el 16 de septiembre. Las unidades de FAS tienen ahora la posibilidad de retrasar la vuelta al trabajo presencial de los empleados con horarios híbridos hasta el 4 de octubre. El trabajo flexible no es sólo una ventaja para los empleados, sino también una de nuestras mejores herramientas para reducir la densidad en el campus. El trabajo presencial debería requerir una sólida justificación empresarial, con el trabajo flexible y a distancia como norma y no como excepción para aquellos que puedan realizar sus tareas a distancia. Los empleados que consideren que pueden optar a adaptaciones laborales debido a condiciones personales y discapacidades deben seguir el proceso de solicitud de adaptaciones de la Oficina de Inclusión y Equidad.

El mensaje del presidente también hacía referencia a un plan para aumentar la capacidad de pruebas de COVID-19 proporcionando kits de pruebas para llevar a casa al personal que trabaja con los estudiantes y a otros miembros del personal que no pueden socializar a distancia mientras trabajan en el campus. FAS participará en este programa de pruebas adicionales y nuestros esfuerzos se centrarán en aquellos que trabajan en el campus y no pueden distanciarse socialmente debido a la naturaleza de su trabajo. A medida que se vayan concretando los detalles de los planes de distribución, la dirección trabajará conjuntamente para determinar la mejor manera de que la FAS participe en la ampliación de las pruebas. Además, el actual programa de pruebas comunitarias proactivas seguirá siendo una opción para el personal.

El personal del FAS debe continuar siguiendo las directrices descritas en la Guía de COVID-19 para el personal del FAS, la orientación de la universidad que se encuentra en la página web Protect Texas Together y cualquier orientación a nivel de unidad o departamento. Debemos seguir esforzándonos por llevar a cabo los negocios de forma virtual en la medida de lo posible. La seguridad debe ser la principal preocupación cuando se contemplen reuniones o eventos en persona. Los anfitriones de reuniones y eventos deben seguir las directrices de reuniones descritas en la sección de procedimientos de la Guía FAS y las directrices de eventos descritas en la página web de Protect Texas Together y sólo considerar las reuniones en persona si son necesarias para satisfacer las necesidades de negocio.

También se recomienda encarecidamente que todos los empleados de FAS que acudan a trabajar físicamente al campus sigan haciendo un seguimiento diario de sus síntomas de COVID-19 utilizando la aplicación Protect Texas Together en su smartphone o la encuesta telefónica desde cualquier teléfono.

Gracias a todos por su flexibilidad y comprensión mientras seguimos afrontando los retos que plantea la pandemia de COVID-19.

Saludos,

Darrell Bazzell Signature

Darrell Bazzell
Vice presidente Superior y Director Financiero
La Universidad de Texas en Austin
Pronombres: él/lo

Protect Texas Together
Sept. 15, 2021